RÈGLEMENT BUDGET PARTICIPATIF 2018

Quel est le principe du Budget Participatif ?

Le Budget Participatif est un exercice inclusif et participatif de codécision entre les citoyens, les acteurs associatifs et privés (ex : PME, Startups, commerces qui ont leur siège social sur le territoire de Bruxelles Ville) souhaitant participer au budget participatif et décideurs publics sur l’utilisation d’une partie du budget de la Ville de Bruxelles. Cet exercice a pour objectif d’impliquer les habitants de la Ville, le monde associatif et les acteurs privés dans l’affectation d’un budget défini pour la sélection et la réalisation de projets citoyens dans un but de transparence, de participation citoyenne inclusive et de mieux vivre des citoyens dans leur ville.

La réalisation des projets sera portée soit par la Ville de Bruxelles, soit par le porteur de projet, suivant la formule la plus appropriée par rapport à la nature de chaque projet.

 

Qui peut participer ?

Le Budget Participatif est ouvert à tous les habitants seuls ou en « partenariat » avec les associations et les acteurs privés de la Ville de Bruxelles. Les habitants doivent être domiciliés sur le territoire de la Ville de Bruxelles et les associations et acteurs privés doivent y avoir leur siège social. Chaque personne ne peut porter qu’un seul projet par édition de Budget Participatif.

Le « partenariat » se définit dans l’association d’acteurs pertinents dans la réalisation d’un projet provenant du monde associatif ou/et du secteur privé. Les acteurs associatifs ou privés fournissent au porteur de projet (les habitants) un savoir-faire spécifique ou/et un apport budgétaire complémentaire (ex : ‘sponsoring’) en vue de pérenniser un projet. Tout porteur de projet doit être majeur et peut être le relais de projets venant de personnes mineures.

 

Quand et comment introduire un projet ?

Les personnes souhaitant participer à ce processus peuvent soit introduire des idées, soit collaborer au développement des projets, soit enfin voter pour un ou plusieurs projets dans la limite du budget global.

Le processus de Budget Participatif est défini par trois étapes. Ce processus débutera en janvier 2018 pour se clôturer le 13 mai 2018 avec la proclamation officielle du résultat du vote des habitants de la Ville de Bruxelles lors d’une réunion publique à l’issue des votes et de la confirmation du vote par le Collège.

1) La première étape, « J’ai une idée pour ma Ville ou mon quartier » appellera les personnes souhaitant participer au budget participatif à participer aux « ateliers citoyens » qui seront organisés sur tout le territoire de la Ville et permettront de récolter les idées qui deviendront des projets lors de la deuxième étape. Cette étape débute en janvier et se clôture le 15 février 2018.

2) La deuxième étape, « Nous avons un projet pour notre Ville ou notre quartier » permettra aux porteurs d’idées de les développer ensemble avec les associations, les acteurs privés et la Ville en projets recevables1 qui seront soumis au vote (votation) des habitants de la Ville2. Cette deuxième étape se clôture le 31 mars 2018. Afin de répondre aux exigences administratives de la vie démocratique : le Collège des Bourgmestre et Échevins de la Ville de Bruxelles décide si les projets sont recevables pour être soumis au vote et s’engagera à mettre en oeuvre certains projets qui ne peuvent être réalisés par les habitants. Les projets non recevables seront écartés du vote final. Cette étape se clôture le 15 avril 2018.

3) La troisième étape, « Votez pour vos projets préférés » débute le 15 avril 2018 et se clôture le 15 mai 2018.

(Plus de détails sur les différentes étapes au point Quel est le fonctionnement du Budget Participatif ? à la page 3)

 

Quelle aide financière est prévue ?

Une enveloppe totale de 200.000 euros est prévue pour l’ensemble des projets. Ce montant se répartit en trois tranches : 100.000 € pour l’ensemble du territoire sauf pour le périmètre du Contrat de Quartier Durable "Marolles" et le périmètre du Contrat de Rénovation Urbaine « Citroën - Vergote ») qui chacun dispose de 50.000 € venant d’une enveloppe de programmes de revitalisation. En conséquence, le budget de chaque projet qui sera soumis au vote devra se limiter au montant maximum suivant le lieu où se réalisera le projet.

Deux types de projets peuvent être introduits :

  1. Des projets qui pourront être réalisés par des personnes ayant participé au budget participatif ou en partenariat avec les associations ou/et acteurs privés,
  2. Des projets qui pourront être réalisés par la Ville de Bruxelles, tel qu’il aura été convenu entre les parties lors de l’accompagnement et qui pourra être formalisé par un accord signé entre le porteur et la Ville.

 

Les projets qui seraient réalisés par des personnes ayant participé au budget participatif ou en partenariat avec des associations ou/et avec des acteurs privés devront prendre en compte les faits suivants :

  • L’aide financière est destinée à couvrir les dépenses d’investissement et de fonctionnement, à l’exclusion des frais de gestion et des frais de personnel (i.e. les porteurs de projet ne peuvent pas se rémunérer).
  • Le matériel acheté grâce au Budget Participatif doit obligatoirement avoir une vocation collective et, si nécessaire, il fera l’objet d’une convention avec la Ville (i.e. responsabilité, assurance, entretien, durée de conservation des biens acquis).
  • Toutes les dépenses doivent être justifiées par une facture ou un ticket de caisse. Toute dépense de plus de 500 € doit être validée préalablement par la Ville. Toute dépense de plus de 1300 € doit faire l’objet de trois offres de prix et être validée préalablement par la Ville.
  • Le montant accordé doit être dépensé avant le 30 juin 2019.

 

Quels sont les acteurs du Budget Participatif ?

Les habitants, les associations, les acteurs privés (ex : PME, Startups, commerces qui ont leur siège social sur le territoire de Bruxelles Ville) et la Ville de Bruxelles sont les principaux acteurs du Budget Participatif.

Les Ateliers Citoyens sont ouverts à tous les habitants, associations et acteurs privés. Ils sont convoqués par Bruxelles Participation au plus tard deux semaines avant la date du premier atelier de l’étape d’idéation (étape 1). Ces ateliers ont pour mission de définir les thèmes d’action pour les projets, de faire émerger des idées de projet et enfin de réaliser un vote indicatif des idées qui auront été produites. L’invitation est diffusée largement grâce aux relais locaux (comités de quartier, associations, publications locales, flyers) et par un toutes-boîtes si Bruxelles Participation l’estime nécessaire.

Le Comité d’Accompagnement : Bruxelles Participation organise des réunions avec les porteurs d’idées de la faisabilité de leur projet en associant les différents services de la Ville et les associations et acteurs privés concernées afin d’aider à développer les projets et à analyser leur recevabilité.

Bruxelles Participation, en tant que service de la Ville de Bruxelles, assure la coordination générale du processus participatif. 3

 

Quel est le fonctionnement du Budget Participatif ?

Le processus participatif comporte 6 étapes. Le lancement de l’appel à projets « Budget Participatif » a lieu en décembre 2017.

  1. Idéation (janvier 2018 – mi-février 2018) Organisation de 7 « Ateliers Citoyens » pour produire des idées de projet. Les personnes souhaitant participer au budget participatif travaillent ensemble dans le soucis de faire émerger des idées de projets à haute valeur publique. D’abord, les participants sont invités à choisir un thème d’intérêt suivant les grandes catégories de compétences de la Ville. Ensuite, ils travaillent en groupe par thème choisi afin de dégager des idées de projet à présenter, en clôture de chacun de ces 7 ateliers, au vote indicatif des citoyens. L’équipe d’animation (Ville de Bruxelles) se charge de faciliter et animer les discussions et de répondre aux questions des participants relatives à cet exercice. À l’issue de cette étape, les idées produites seront retranscrites par la Ville, un vote indicatif des idées de projet est organisé sur la plateforme bpart.bruxelles.be. Chaque habitant pourra voter une seule fois par idée de projet mais pourra le faire pour plusieurs idées. Le but de ce vote est de faire connaître les idées de projets porteuses et d’obtenir un classement indicatif pour les porteurs d’idées de façon à ce qu’ils mesurent l’intérêt que suscite leur idée afin d’aborder la deuxième étape dans laquelle leur idée sera transformée en projet réalisable.
  2. Co-création (mi-février 2018 – fin mars 2018 - décision du Collège pour mi-avril 2018) Les personnes souhaitant porter un projet pour le budget participatif développent ensemble des propositions, en s’organisant librement entre eux, et en publiant l’avancée de leur travail sur la plateforme bpart. Chaque porteur de projet doit obligatoirement avoir mis sur la place publique (plateforme bpart) son projet pour que tous les citoyens puissent en prendre connaissance et y apporter leur avis avant la phase de recevabilité. Les candidats disposeront d’un matériel de communication pour promouvoir leur projet. Le Comité d’Accompagnement reçoit les différents porteurs de projet pour finaliser et évaluer la recevabilité des projets selon les critères repris plus loin. Le Comité présente son avis au Collège des Bourgmestre et Échevins qui décide quels projets sont recevables (voir liste des critères au point Quels sont les critères de sélection des projets?).
  3. Co-décision – Votation (15 avril au 15 mai 2018 – décision du Collège pour la fin du mois de mai 2018) Un vote est organisé sur l’ensemble des projets qui ont été énoncés comme recevables. Seuls les habitants de la Ville de Bruxelles peuvent prendre part à cette votation. Elle se déroule sur la plateforme bpart.bruxelles.be ou via un système de vote papier. Le classement des projets issus de cette votation est soumis au Collège des Bourgmestre et Échevins qui décide quels projets sont retenus dans les limites du budget disponible. Chaque votant peut sélectionner plusieurs projets dans les limites du budget disponible. Cette votation permet de dresser une liste classant les projets suivant le nombre de votes reçus (du plus important au plus faible). Dans les limites du budget disponible, les projets sont retenus suivant l’ordre de la liste par épuisement successif du montant total. Ainsi le premier projet de la liste prend une partie du budget global. Le solde permet de financer le suivant et ce jusqu’à épuisement du total. Si un projet ne peut être financé par ce solde, il est écarté et le solde résiduel est attribué au projet suivant de la liste qui peut être financé. Cette attribution par solde restant peut toutefois être revue si la Ville estime qu’un projet ne pouvant être financé est intéressant et qu’elle peut trouver d’autres ressources pour compléter le financement. Les résultats sont annoncés lors d’un évènement officiel de proclamation qui se tiendra à l’Hôtel de Ville, diffusés par email aux personnes ayant participé au processus et publiés sur le site de la Ville de Bruxelles et dans le Brusseleir.
  4. Réalisation (à partir de juin 2018) Lors de la phase de co-création, les projets sont triés entre ceux à réaliser par la Ville et ceux portés par des personnes ayant participé au budget participatif. Les porteurs de cette deuxième catégorie doivent compléter les informations administratives nécessaire et signer une convention avec la Ville de Bruxelles avant le lancement des activités. Les porteurs de projet ont jusqu’au 30 juin 2019 pour réaliser leurs projets. La Ville programmera en interne la mise en place des projets qui sont de son ressort.
  5. Évaluation (janvier 2019) Le Comité de Participation évalue le déroulement du processus participatif et présente son évaluation au Collège des Bourgmestre et Échevins. Les conclusions sont rendues publiques.

 

Quels sont les critères de sélection des projets?

Le Comité d’Accompagnement développera les projets avec leur porteur selon les critères de recevabilité et de sélections énoncés à la suite. La Ville décidera des projets recevables suivant ces mêmes critères :

Critères de recevabilité

  • Le projet doit avoir été diffusé :
    • Sous forme d’idée de projet sur la plateforme bpart avant le 1er mars 2018,
    • Sous forme d’un premier avant-projet (projet en cours d’élaboration) sur la plateforme avant le 30 mars 2018 (afin de permettre aux citoyens d’apporter leur avis ou être informés)
    • Dans sa forme finalisée pour le 15 avril 20183,
  • Le projet doit être structuré comme explicité dans le point Comment structurer un projet ?
  • Avoir lieu sur le territoire de la Ville de Bruxelles,
  • Être réalisable d’un point de vue administratif, technique et financier (des projets d’un montant de maximum 25.000 EUR),
  • Donner une estimation budgétaire crédible et vérifiable pour la réalisation du projet.

Critères de sélection

  • Répondre à un ou plusieurs besoins d’au moins un quartier,
  • Avoir un impact sur les habitants, sur la qualité de la vie et la cohésion sociale du périmètre visé,
  • Favoriser une dynamique collective et contribuer au bien commun,
  • Présenter une dimension collective et participative,
  • Dénoter d’un caractère créatif, original ou novateur (le budget ne doit pas servir à financer une activité déjà existante sauf si celle-ci a été portée depuis plus d’un an par des citoyens bénévoles sans aucune aide financière publique4),
  • Garantir la gratuité et l’accessibilité des activités proposées,
  • Pouvoir donner des perspectives de continuation dans le futur.

 

Comment structurer un projet ?

  • Proposer un résumé en 3 lignes du projet, ainsi qu’une description plus complète (maximum l’équivalent d’une page A4 en caractère normal),
  • Localiser clairement le projet,
  • Indiquer le(s) besoin(s) et l’impact du projet sur les habitants et le périmètre visé.
  • Décrire le ou les publics que le projet va toucher.
  • Expliquer les dimensions collectives et participatives du projet.
  • Expliquer comment le projet pourra continuer d’exister après que le Budget Participatif 2018 ait pris fin.
  • Indiquer si le porteur veut réaliser le projet seul, en partenariat avec le monde associatif ou/et des acteurs privés, ou avec la Ville.
  • Si le porteur veut réaliser le projet, il doit pouvoir renseigner au minimum deux autres personnes habitant la Ville associées au projet5.
  • Informer sur le budget nécessaire à sa réalisation, afin de faciliter la procédure de votation (étape 3 du processus). L’estimation budgétaire d’un projet ne pourra en aucun cas être dépassée lors de son exécution au risque que le projet ne puisse être finalisé.

 

 

Quelles obligations doivent remplir l’habitant, l’association ou structures privées qui réalisent leur propre projet ?

Données administratives

Avant de pouvoir disposer du financement et réaliser leur projet à l’issue de la votation, les porteurs devront :

  • Introduire les données administratives suivantes :
    • Coordonnées du porteur de projet (nom, prénom, adresse, copie de carte d’identité) ainsi que des habitants associés.
    • Si le porteur du projet s’associe à une ou plusieurs association(s) ou/et acteur(s) privé(s), celui-ci devra renseigner les coordonnées complètes de ses partenaires : les coordonnées complètes du représentant légale de l’association ou de la personne morale, son numéro d’entreprise et l’adresse exacte de son siège, ainsi que les documents officiels prouvant leur rôle dans la structure.
    • Une description , des étapes de réalisation du projet sur un axe de temps (diagramme Gantt),
    • Les éventuels partenaires du projet (association, école, collectivité…), avec une description de leur rôle et implication dans le projet,
    • Détail des dépenses prévues pour la réalisation du projet (un modèle de budget sera fourni par la Ville),
    • Les coordonnées financières du porteur de projet,
    • Suivant le montant accordé pour le projet d’autres données pourraient être demandées, notamment s’il s’agit d’une association ou bien d’un acteur privé, conformément à la loi du 14 novembre 19836.
  • Signer une convention avec la Ville.

 

Comment l’aide financière est-elle octroyée ?

L’aide financière aux projets retenus est payée à 70% à titre d’avance après signature des conventions.

En fin d’activité, sur base des documents justificatifs (rapport d’activité et bilan financier), le solde est payé endéans les 45 jours après la validation de ces documents par la Ville et le Comité de Participation.

En cas de non-exécution totale ou partielle du projet, les montants non dépensés ou relatifs à des dépenses non acceptées, seront remboursés par les bénéficiaires de l’aide financière dans les 30 jours de la demande formulée par la Ville. Si le projet est exécuté et que toute l’aide financière n’a pas été épuisée, ou que certaines sommes n’auront pas été justifiées, ces montants devront être remboursés par les bénéficiaires comme en cas de non-exécution totale ou partielle. 

Les porteurs de projet sont tenus de fournir à la première demande de la Ville, à tout moment et dans les 30 jours, toutes les informations liées au projet soutenu ainsi que tous les documents financiers qui y sont liés. Dans le cas contraire, les lauréats seront tenus de restituer le montant de l’aide financière.

L’aide financière est octroyée conformément aux dispositions de la loi du 14 novembre 1983 relative au contrôle de l’octroi de certaines subventions.

 

Communication

Les logos du Budget Participatif et de la Ville de Bruxelles, ainsi que la mention « Avec le soutien de la Ville de Bruxelles dans le cadre du Budget Participatif 2018 » doivent apparaître sur toute communication liée au projet.

Toute communication doit être transmise pour information à la cellule Bruxelles Participation. Un matériel complet de communication sera mis à disposition des porteurs de projet.

 

Litiges

Tout litige relatif à l’existence, l’interprétation ou l’exécution du présent règlement est de la compétence exclusive des cours et tribunaux de Bruxelles.

 

Informations

Les informations relatives au Budget Participatif et la fiche projet sont disponibles sur le site Internet de la Ville de Bruxelles et auprès de :

Bruxelles Participation

Boulevard Emile Jacqmain, 19 - 1000 Bruxelles

02.279.21.30

org.particip@brucity.be

bpart.bruxelles.be

Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions et vous aider à développer votre projet.