REGLEMENT PARTICIPATIEBUDGET 2018

Wat is het principe van het Participatiebudget?

Het Participatiebudget berust op een inclusief en participatief proces waarbij burgers, verenigingen en privéactoren (bijv. kmo's, start-ups, handelaars met hun hoofdkantoor op het grondgebied van de Stad Brussel) die aan het Participatiebudget willen deelnemen en overheden samen beslissen op welke manier een deel van het budget van de Stad Brussel wordt besteed. De bedoeling is om de bewoners van de Stad, verenigingen en privéactoren te betrekken bij de toewijzing van een bepaald budget voor de selectie en uitvoering van burgerprojecten met het oog op meer transparantie, inclusieve participatie en beter samenleven in de stad.

De projecten worden ofwel door de Stad Brussel, ofwel door de projectdrager uitgevoerd, naargelang de meest aangewezen formule voor ieder project.

 

Wie kan deelnemen?

Het Participatiebudget richt zich tot alle bewoners, die alleen of in samenwerkingsverband met verenigingen en privéactoren van de Stad Brussel kunnen deelnemen. Bewoners moeten hun domicilie op het grondgebied van de Stad Brussel hebben en verenigingen en privéactoren moeten er hun hoofdkantoor houden. Iedere deelnemer kan bij elke editie van het Participatiebudget drager zijn van één project.

Een samenwerkingsverband houdt in dat verschillende actoren uit het verenigingsleven en/of de privésector zich gaan verenigen om samen een project op te zetten. De verenigingen of privéactoren verstrekken gerichte knowhow en/of extra middelen (bijv. sponsoring) aan de projectdrager om het voortbestaan van het project te garanderen. Een projectdrager moet meerderjarig zijn en kan fungeren als tussenpersoon voor projecten van minderjarigen.

 

Wanneer en hoe een project indienen? 

Al wie aan dit proces wenst deel te nemen, kan ideeën voorstellen, mee projecten ontwikkelen of stemmen voor één of meer projecten, binnen de grenzen van het totaalbudget.

Het proces van het Participatiebudget verloopt in drie fasen. Het proces begint te lopen in januari 2018 en eindigt op 13 mei 2018 met de officiële bekendmaking van de stemresultaten van de bewoners van de Stad Brussel tijdens een openbare zitting, na afloop van de stemming en bevestiging door het college.

1) De eerste fase "Een idee voor mijn Stad of wijk" roept al wie aan het Participatiebudget wil deelnemen op om de burgerworkshops bij te wonen die her en der in de Stad worden georganiseerd. Tijdens die workshops worden alle ideeën gebundeld, die in een tweede fase concreet vorm krijgen. Deze fase start in januari en loopt tot 15 februari 2018.

2) Tijdens de tweede fase "Een project voor onze Stad of Wijk" kunnen de aanbrengers hun ideeën samen met de verenigingen, privéactoren en de Stad samen uitwerken tot valabele projecten1, waarvoor de bewoners van de Stad vervolgens hun stem kunnen uitbrengen2. De tweede fase loopt tot 31 maart 2018. Om te voldoen aan de administratieve eisen van een democratische samenleving beslist het college van burgemeester en schepenen van de Stad Brussel of de projecten voor stemming in aanmerking komen en zal het sommige projecten die niet door de bewoners kunnen worden uitgevoerd voor zijn rekening nemen. Niet ontvankelijke projecten worden geweerd. Dit deel van het proces wordt afgerond op 15 april 2018.

3) De derde fase "Stem voor je favoriete project" start op 15 april 2018 en loopt tot 15 mei 2018.

(Meer details over de verschillende fasen vind je onder Hoe werkt het Participatiebudget? op pagina 3)

 

Welke financiële steun wordt er geboden?

Voor alle projecten samen wordt een totale enveloppe van 200.000 euro uitgetrokken. Dit bedrag wordt verdeeld in drie schijven: 100.000 € voor het volledige grondgebied, behalve de perimeter van het Duurzame Wijkcontract "Marollen" en de perimeter van het Stadsvernieuwingscontract "Citroën - Vergote", die elk over 50.000 € beschikken uit een enveloppe voor herwaarderingsprogramma's. Bijgevolg is het budget voor ieder project waarvoor gestemd kan worden beperkt tot het maximumbedrag volgens de plaats waar het project zal worden uitgevoerd.

Twee soorten projecten komen in aanmerking:

  1. Projecten die kunnen worden uitgevoerd door personen die alleen of in samenwerkingsverband met verenigingen en/of privéactoren aan het Participatiebudget hebben deelgenomen,
  2. Projecten die kunnen worden uitgevoerd door de Stad Brussel, zoals overeengekomen tussen de partijen tijdens de begeleiding, met eventueel een formele overeenkomst ondertekend door de projectdrager en de Stad.

 

Projecten die kunnen worden uitgevoerd door personen die alleen of in samenwerkingsverband met verenigingen en/of privéactoren aan het Participatiebudget hebben deelgenomen, moeten met het volgende rekening houden:

  • De financiële steun is bedoeld om de investerings- en werkingskosten van het project te betalen, met uitsluiting van de beheer- en personeelskosten (d.w.z. dat de projectdragers zichzelf geen vergoeding mogen toekennen).
  • Het materieel dat met het Participatiebudget wordt aangekocht, moet een collectieve bestemming hebben; zo nodig wordt voor het materieel een overeenkomst gesloten met de Stad (met regeling van aansprakelijkheid, verzekering, onderhoud, bewaringsduur van de verworven goederen).
  • Alle uitgaven worden door middel van een factuur of kassabon verantwoord. Iedere uitgave van meer dan 500 euro moet vooraf door de Stad worden goedgekeurd. Voor iedere uitgave van meer dan 1.300 euro moeten er drie prijsoffertes worden gevraagd en de uitgave moet vooraf door de Stad worden goedgekeurd.
  • Het toegekende bedrag moet voor 30 juni 2019 worden besteed.

 

Wie zijn de actoren van het Participatiebudget?

De bewoners, verenigingen, privéactoren (bijv. kmo's, start-ups, handelaars met hun hoofdkantoor op het grondgebied van de Stad Brussel) en de Stad Brussel zijn de voornaamste actoren van het Participatiebudget.

De Burgerworkshops richten zich tot alle bewoners, verenigingen en privéactoren. Ze worden daartoe uiterlijk twee weken voor de datum van de eerste brainstormworkshop (fase 1) opgeroepen. De bedoeling van de workshops is om de actiethema's voor de projecten te bepalen, ideeën uit te wisselen en tot slot een voorlopige stemming te organiseren over de ideeën die naar voren werden gebracht. De oproep wordt zo ruim mogelijk verspreid via de lokale antennes (buurtcomités, verenigingen, lokale publicaties, flyers) en via huis-aan-huisbedeling als Brussel Participatie dat nodig acht.

Het Begeleidingscomité: Brussel Participatie organiseert vergaderingen samen met de aanbrengers van ideeën om de haalbaarheid van hun project na te gaan, samen met de verschillende diensten van de Stad en de betrokken verenigingen en privéactoren, om de projecten verder te ontwikkelen en hun ontvankelijkheid te toetsen.

Als dienst van de Stad Brussel staat Brussel Participatie in voor de algemene coördinatie van het participatieve proces.

 

Hoe werkt het Participatiebudget?

Het participatieve proces verloopt in 6 fasen: De projectoproep "Participatiebudget" wordt in december 2017 gelanceerd.

 

  1. Brainstorm (januari 2018 – midden februari 2018) Organisatie van 7 "Burgerworkshops" waarbij ideeën voor projecten worden uitgewisseld. Al wie wil deelnemen aan het Participatiebudget werkt samen met de andere deelnemers om ideeën voor projecten van bijzonder algemeen nut naar voren te brengen. De deelnemers worden allereerst uitgenodigd om een thema te kiezen uit alle bevoegdheidsdomeinen van de Stad. Vervolgens werken ze in groep rond het gekozen thema om ideeën voor projecten voor te stellen, waarvoor burgers op het einde van elk van de 7 workshops hun voorlopige stem kunnen uitbrengen. Het team dat alles in goede banen leidt (Stad Brussel), brengt de discussie op gang en beantwoordt alle vragen van de deelnemers over dit brainstormproces. Op het einde van deze fase worden de naar voren gebrachte ideeën door de Stad gebundeld en wordt een voorlopige stemming georganiseerd via het platform bpart.brussel.be. Iedere bewoner kan slechts één keer stemmen op een idee, maar kan wel voor verschillende ideeën stemmen. Het doel van deze stemming is om te achterhalen welke ideeën de meeste bijval krijgen en om een voorlopige rangschikking te bekomen. Zo weten de aanbrengers van de ideeën hoeveel interesse er is en kunnen ze hun idee in de tweede fase in een uitvoerbaar project gieten.
  2. Co-creatie (midden februari 2018 – eind maart 2018 - beslissing van het college voor midden april 2018) Al wie een project wil dragen in het kader van het Participatiebudget werkt de voorstellen samen met de andere deelnemers verder uit, in een organisatievorm naar keuze, waarbij ze het resultaat van hun werkzaamheden publiceren op het bpart-platform. Iedere projectdrager moet zijn project verplicht openbaar maken (via het bpart-platform) zodat alle burgers er kennis van kunnen nemen en hun mening kenbaar kunnen maken nog voor de ontvankelijkheidsfase. De kandidaten kunnen over communicatiemateriaal beschikken om hun project te promoten. Het Begeleidingscomité ontvangt de verschillende projectdragers om de projecten op punt te stellen en hun ontvankelijkheid te beoordelen op basis van de criteria die verder worden beschreven. Het Begeleidingscomité legt zijn advies voor aan het college van burgemeester en schepenen, dat beslist welke projecten ontvankelijk zijn (zie lijst van criteria onder Welke zijn de selectiecriteria voor de projecten?).
  3. Medebeslissing – Stemming (15 april tot 15 mei 2018 – beslissing van het college voor eind mei 2018) Er wordt een stemming georganiseerd voor alle projecten die ontvankelijk werden verklaard. Alleen de bewoners van de Stad Brussel kunnen hun stem uitbrengen. Stemmen kan via het platform bpart.brussel.be of via een papieren stemsysteem. De resulterende rangschikking van de projecten wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, dat beslist welke projecten worden geselecteerd, binnen de grenzen van het beschikbare budget. Iedere stemmer kan zijn stem voor meerdere projecten uitbrengen, binnen de grenzen van het beschikbare budget. Op basis van de stemresultaten kan een lijst worden opgesteld waarbij de projecten worden gerangschikt naargelang het aantal stemmen dat werd behaald (waarbij het project met de meeste stemmen bovenaan komt te staan). De projecten worden vervolgens van boven naar onderen geselecteerd tot het volledige beschikbare budget op is. Zo neemt het project bovenaan de lijst een eerste hap uit het totaalbudget. Met het saldo kan een volgende project worden gefinancierd tot het budget volledig is opgebruikt. Wanneer het saldo onvoldoende is om het volgende project te kunnen financieren, wordt dit project geweerd en wordt overgegaan naar het volgende project op de lijst dat wel met het saldo gefinancierd kan worden. Een dergelijke toekenning van het restsaldo kan evenwel worden bijgestuurd indien de Stad van mening is dat een bepaald project, dat niet gefinancierd kan worden, toch interessant is en ze andere aanvullende middelen kan vinden om de financiering van het project alsnog rond te krijgen. De resultaten worden officieel bekendgemaakt op het Stadhuis en worden verspreid onder de deelnemers aan het proces en gepubliceerd op de website van de Stad Brussel en in de Brusseleir.
  4. Uitvoering (vanaf juni 2018) Tijdens de co-creatiefase wordt beslist welke projecten door de Stad worden uitgevoerd en welke projecten worden gedragen door deelnemers aan het Participatiebudget. Die projectdragers dienen vervolgens de nodige administratieve gegevens te verstrekken en ondertekenen een overeenkomst met de Stad Brussel voor ze hun werkzaamheden aanvatten. De projectdragers hebben tot 30 juni 2019 de tijd om hun projecten uit te voeren. De Stad stelt een interne planning op voor uitvoering van de projecten die zij voor haar rekening neemt.
  5. Evaluatie (januari 2019) Het Participatiecomité beoordeelt het verloop van het participatieve proces en legt zijn beoordeling voor aan het college van burgemeester en schepenen. De conclusies daarvan worden openbaar gemaakt.

 

 

Welke zijn de selectiecriteria voor de projecten?

Het Begeleidingscomité werkt de projecten samen met de projectdragers verder uit volgens de ontvankelijkheids- en selectiecriteria die hieronder worden uiteengezet. De Stad beslist welke projecten ontvankelijk zijn op basis van volgende criteria:

Ontvankelijkheidscriteria

  • Het project moet ingediend zijn:
    • Als projectidee op het bpart-platform voor 1 maart 2018,
    • Als eerste voorontwerp (project in voorbereiding) op het platform voor 30 maart 2018 (zodat burgers hun mening kunnen geven of ingelicht kunnen worden)
    • In zijn definitieve vorm voor 15 april 20183,
  • Het wordt opgebouwd zoals beschreven onder Hoe een project opbouwen?
  • Het vindt plaats op het grondgebied van de Stad Brussel,
  • Het is administratief, technisch en financieel uitvoerbaar (projecten tot een bedrag van max. 25.000 EUR),
  • Voor de uitvoering van het project wordt een geloofwaardige en controleerbare budgetraming gegeven.

 

Selectiecriteria

  • Het project moet tegemoetkomen aan één of meer noden in minstens één wijk,
  • Het heeft een impact op de bewoners, de levenskwaliteit en de sociale cohesie binnen de geplande perimeter,
  • Het bevordert een collectieve dynamiek en draagt bij tot het gemeenschappelijk goed,
  • Het heeft een collectieve en participatieve dimensie,
  • Het is creatief, origineel of vernieuwend (het budget mag niet worden besteed aan een activiteit die al bestaat, behalve indien die al meer dan een jaar zonder enige financiële overheidssteun wordt gedragen door vrijwillige burgers4),
  • De voorgestelde activiteiten zijn gegarandeerd gratis toegankelijk,
  • Er wordt aangetoond dat het project ook in de toekomst kan worden bestendigd.

 

Hoe een project opbouwen?

  • De plaats van het project wordt duidelijk opgegeven,
  • De noden en impact van het project op de bewoners en de geplande perimeter worden aangegeven,
  • De doelgroep(en) waarop het project een impact zal hebben worden beschreven,
  • De collectieve en participatieve dimensie van het project wordt toegelicht,
  • Er wordt verduidelijk hoe het project na afloop van het Participatiebudget 2018 bestendigd kan worden,
  • Er wordt aangegeven of de projectdrager het project alleen of in samenwerkingsverband met verenigingen en/of privéactoren, of met de Stad zal uitvoeren.
  • Als de projectdrager het project alleen wil uitvoeren, moet hij minstens twee andere personen opgeven die in de Stad wonen en die bij het project worden betrokken5.
  • Er wordt aangegeven welk budget nodig is om het project te kunnen uitvoeren, zodat de stemprocedure (fase 3) vlot kan verlopen. Het geraamde budget mag in geen geval tijdens de uitvoering van het project worden overschreden, want anders kan het project mogelijk niet worden voltooid.

 

Aan welke verplichtingen moet de bewoner, vereniging of privéstructuur die een eigen project uitvoert voldoen?

Administratieve gegevens

Alvorens over de financiering te kunnen beschikken en hun project na stemming uit te voeren, moeten de projectdragers:

  • De volgende administratieve gegevens opgeven:
    • Contactgegevens van de projectdrager (naam, voornaam, adres, kopie van identiteitskaart) en van de betrokken bewoners.
    • Wanneer de projectdrager samenwerkt met één of meer verenigingen en/of privéactoren, geeft hij eveneens de volledige contactgegevens van zijn partners op: de volledige gegevens van de wettelijke vertegenwoordiger van de vereniging of rechtspersoon, het ondernemingsnummer en het precieze adres van het hoofdkantoor, evenals alle officiële documenten die hun rol binnen de organisatie aantonen.
    • Een beschrijving van de verschillende stappen in de uitvoering van het project door middel van een tijdlijn (Gantt-diagram),
    • De eventuele projectpartners (vereniging, school, instantie…), met een beschrijving van hun rol en betrokkenheid bij het project,
    • Een uitsplitsing van de geplande uitgaven voor uitvoering van het project (de Stad bezorgt een budgetsjabloon),
    • De financiële gegevens van de projectdrager,
    • Naargelang het bedrag dat wordt toegekend, kunnen nog andere gegevens worden gevraagd, zeker wanneer het gaat om een vereniging of een privéactor, overeenkomstig de wet van 14 november 19836.
  • Een overeenkomst met de Stad ondertekenen.

 

Hoe wordt de financiële steun toegekend?

70% van de financiële steun voor de geselecteerde projecten wordt als voorschot betaald bij ondertekening van de overeenkomsten.

Bij afloop van de activiteit en op basis van de nodige bewijsstukken (activiteitenverslag en financiële balans) wordt het saldo uitgekeerd binnen een termijn van 45 dagen nadat de Stad en het Participatiecomité de genoemde documenten hebben goedgekeurd.

Indien het project volledig of gedeeltelijk niet wordt uitgevoerd, worden de niet bestede bedragen of de bedragen die betrekking hebben op uitgaven die niet worden aanvaard, door de begunstigden van de financiële steun terugbetaald binnen een termijn van 30 dagen na het verzoek daartoe vanwege de Stad. Indien het project is uitgevoerd en de financiële steun niet volledig werd opgebruikt, of sommige bedragen niet werden verantwoord, moeten die bedragen net zoals bij volledige of gedeeltelijke niet-uitvoering door de begunstigden worden terugbetaald.

De projectdragers dienen, op het eerste verzoek van de Stad, te allen tijde en binnen de 30 dagen, alle informatie te verstrekken met betrekking tot het project waarvoor de steun wordt toegekend, evenals alle financiële documenten in verband daarmee over te leggen. Gebeurt dit niet, dan dienen de begunstigden het bedrag van de financiële steun terug te betalen.

De financiële steun wordt toegekend overeenkomstig de bepalingen van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning van sommige toelagen.

 

Communicatie

Alle communicatie in verband met het project dient de logo's van het Participatiebudget en van de Stad Brussel te bevatten, evenals de vermelding "Met de steun van de Stad Brussel in het kader van het Participatiebudget 2018".

Alle communicatie moet ter informatie worden doorgestuurd naar de cel Brussel Participatie. Een volledig communicatiepakket wordt ter beschikking gesteld van de projectdragers.

 

Geschillen

Elk geschil met betrekking tot het bestaan, de interpretatie of uitvoering van dit reglement valt onder de uitsluitende bevoegdheid van de Brusselse rechtbanken.

 

Info

Meer informatie over het Participatiebudget en de projectfiche zijn te vinden op de website van de Stad Brussel en bij:

Brussel Participatie

Emile Jacqmainlaan 19 - 1000 Brussel

02.279.21.30

org.particip@brucity.be

bpart.brussel.be

We zijn graag bereid om al je vragen te beantwoorden en je te helpen bij de uitwerking van je project.